Nr 084/2004

ZARZĄDZENIE NR 84/2004

Burmistrza Gminy Nowe Warpno

z dnia 6 października 2004 roku

w sprawie: wprowadzenie procedur kontroli wewnętrznej, wstępnej oceny i celowości

wydatków ponoszonych ze środków publicznych w Urzędzie Gminy oraz

jednostkach budżetowych obsługiwanych przez Urząd Gminy.

Na podstawie art. 28a ust. 2, art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2003r Nr 15, poz. 148 z późniejszymi zmianami - Burmistrz Gminy postanawia co następuje:

§ 1

Wprowadzam procedurę kontroli wewnętrznej wydatków dokonywanych ze środków publicznych w Urzędzie Gminy i jednostkach budżetowych zgodnie z załącznikiem Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Ustalam zasady wstępnej celowości wydatków ponoszonych przez Urząd Gminy i jednostki budżetowe zgodnie z załącznikiem Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 3

Ustalam sposób wykorzystania wyników kontroli i oceny celowości wydatków ponoszonych przez Urząd Gminy i jednostki budżetowe Gminy zgodnie z załącznikiem Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

§ 4

1. Zmiany do niniejszego zarządzenia wynikające z zmian na stanowiskach osób dokonujących kontroli będą dokonywane w formie aneksów.

§ 5

Traci moc zarządzenie Nr 2/FK/2002r Burmistrza Gminy Nowe Warpno z dnia 09 sierpnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej, wstępnej oceny i celowości wydatków ponoszonych ze środków publicznych w Urzędzie Gminy oraz jednostkach budżetowych obsługiwanych przez Urząd Gminy.

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik Nr 1

do zarządzenia Burmistrza Gminy

z dnia 6 października2004r Nr 084/2004.

PROCEDURA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ WYDATKÓW

DOKONYWANYCH ZE ŚRODKÓW PUBLICZNYCH W URZĘDZIE GMINY

I JEDNOSTKACH BUDŻETOWYCH OBSŁUGIWANYCH PRZEZ GMINĘ

1. Ustalenia ogólne

Procedura obejmuje przyjęte przez Kierownika jednostki odpowiedzialnego za nadzór nad gospodarowaniem środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości, zasady kontroli wewnętrznej wydatków dokonywanych w zakresie realizowanych zadań w jednostkach budżetowych i Urzędzie Gminy Nowe Warpno.

1. Kontrola wewnętrzna ma na celu:

• badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawnymi,

• badanie efektywności działania i realizacji zadań,

• badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównywanie ich z planem oraz wykrywanie nieprawidłowości w realizacji tych zadań,

• ujawnianie niegospodarnego działania oraz ustalania osób odpowiedzialnych za ich powstanie,

• wskazanie sposobów umożliwiających likwidację powstałych nieprawidłowości.

2. Kontrola wewnętrzna dokonywana jest poprzez badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymagalnym w zakresie zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych. Kontrola wewnętrzna jest sprawowana w postaci:

1. kontroli wstępnej,

2. kontroli bieżącej,

3. kontroli następnej.

2. Kontrola wewnętrzna obejmuje kontrolę:

1. wstępną operacji gospodarczych,

2. bieżącą operacji gospodarczych,

3. obiegu dokumentów księgowych,

4. organizacji księgowości,

5. sprawozdawczości finansowej,

6. ekonomiczna.

1. Terminologia

Legalność - zgodność z obowiązującymi aktami prawnymi ( wewnętrznymi i zewnętrznymi).

Gospodarność - racjonalność, efektywność i celowość podejmowanych decyzji.

Celowość - zgodność podejmowanych działań i operacji z przyjętymi założeniami dla osiągnięcia określonego rezultatu.

Kontrola wstępna - zamiar podjęcia działalności, plan jej realizacji. Kontroli z reguły poddawane są dokumenty ujmujące treść przyszłych operacji gospodarczo - finansowych np. kosztorysy, umowy lub projekty umów, wnioski o udzielenie dotacji, o udzielenie kredytu. Kluczowa rola w jej przeprowadzeniu przypada skarbnikowi gminy oraz kierownikom jednostek.

Kontrola bieżąca - polega na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają prawidłowo i zgodnie z ( wskaźnikami planu, limitami wydatków, kwotami kosztorysów, normami zużycia itp.) Kontrolę bieżącą obowiązani są przeprowadzać w ramach samokontroli własnego działania, wszyscy pracownicy zobowiązani do pełnienia określonych czynności kontrolnych.

Kontrola następna - polega na badaniu przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych oraz odzwierciedlających je dokumentów. Podstawowym warunkiem skuteczności kontroli następnej jest dokonanie jej w jak najkrótszym odstępie czasu po wykonaniu kontrolowanej czynności. W wyniku kontroli następnej, która ujawniła nieprawidłowości, podejmowane są czynności mające na celu usunięcie stwierdzonych usterek i błędów, likwidację ich przyczyn i skutków, zapobieżenie im w przyszłości oraz usprawnienie badanej działalności, a także zastosowaniu ewentualnych sankcji wobec osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości. Kontrolę następną przeprowadzają w urzędzie i jednostkach budżetowych kierownicy jednostek i Skarbnik Gminy.

2. Organizacja kontroli w Urzędzie Gminy i jednostkach budżetowych gminy

2.1. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli

Czynności kontrolne w zakresie swoich uprawnień wykonują:

• Burmistrz Gminy,

• kierownicy jednostek budżetowych,

• Skarbnik Gminy,

Ponadto do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z opisami stanowisk w zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

Samokontrola jest to kontrola własnej pracy mająca na celu sprawdzenie prawidłowości swojej pracy i jej wyników. Czynności kontrolne wykonywane z własnej inicjatywy w celu przebiegu i wyników własnego działania.

Burmistrz Gminy wraz z upoważnioną osobą sprawuje kontrolę w podległych jednostkach organizacyjnych gminy poprzez:

• sprawdzenie realizacji zadań określonych przez radę gminy;

• sprawdzenie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;

• sprawdzenie realizacji ustalonych procedur kontrolnych;

• sprawdzenie dokonanych wydatków budżetowych w każdym roku budżetowym w wysokości określonej przepisami ustawy o finansach publicznych.

Skarbnik Gminy, wraz ze służbą finansowo-księgową jest współodpowiedzialny za realizację systemu kontroli poprzez wykonanie następujących zadań:

• prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,

• prowadzenie rachunków jednostki i wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

• dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

• dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

• podpisywanie dokumentów dotyczących poszczególnych operacji,

• zapewnianie, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

Kierownicy jednostek budżetowych odpowiadają za realizację systemu kontroli wewnętrznej poprzez wykonanie następujących zadań:

• realizowanie bieżących zadań przyporządkowanych jednostce,

• kontrolowanie przebiegu bieżących operacji i procesów związanych z realizacją zadań,

• dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

• ustalenie zakresu obowiązku i odpowiedzialności dla wszystkich stanowisk pracy w jednostce,

• przeprowadzenie kontroli rzetelności dokumentów zastrzeżonych do własnych kompetencji i podpisu,

• dokonywanie analiz realizacji przez jednostkę planu rzeczowo-finansowego przypisanych zadań,

• podejmowanie stosownych środków w przypadku stwierdzenia lub uzyskania informacji o zaistniałych nieprawidłowościach,

• zapewnianie, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu :

• czy dokument został wystawiony przez właściwy pomiot,

• czy operacji dokonały osoby do tego upoważnione,

• czy planowana operacja znajduje potwierdzenie w planie finansowo-gospodarczym,

• czy dokonana operacja była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki,

• czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości (kontrola faktycznego wykonania prac w zakresie rzetelności i zgodności z obowiązującymi normami),

• czy wykonanie operacji zostało poprzedzone umową lub złożoną ofertą - zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.

Zadaniem kontroli merytorycznej jest zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, to niezbędnym jest jego uzupełnienie. Na dowód dokonania kontroli merytorycznej stawiamy klauzulę dokonania tej kontroli, datę dokonania kontroli wraz ze wskazaniem jakiego rodzaju działalności gospodarczej dotyczy operacja. Wykaz osób upoważnionych do kontroli merytorycznej przedstawia poniższe zestawienie tabelaryczne.

Kontrola formalno -rachunkowa

Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu:

• czy dowód jest poprawnie wystawiony i posiada cechy dokumentu wymaganego przepisami ustawy o VAT,

• czy dowód został podpisany i opatrzony pieczątkami stron biorących udział w zdarzeniu, osób działających w imieniu podmiotu posiadających stosowne upoważnienia,

• czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym,

• czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych.

Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady merytoryczne.

Kontrolujący w dowód wykonania kontroli zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą wykonanie kontroli formalno-rachunkowej, a w szczególności datę przeprowadzenia kontroli opatrując klauzulę podpisem.

Do kontrolującego należy przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wprowadzenie do klauzuli zatwierdzającej kwoty, na którą opiewa dowód, liczbą i słownie i zadbanie o to aby dowód był zakwalifikowany i zatwierdzony do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby upoważnione.

2.2 Tryb przeprowadzania kontroli

Do przeprowadzania kontroli uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez zarządzającego kontrolę. Nie dotyczy to osób, które są uprawnione w ramach swojego zakresu czynności. O przystąpieniu do czynności kontrolnych należy uprzedzić kierownika jednostki ze wskazaniem tematów kontrolnych.

Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy jednostki.

Obowiązkiem kontrolującego jest rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień - ustalenie ich przyczyn i skutków oraz określenie osób odpowiedzialnych.

Kontrolujący dokonuje ustaleń na podstawie dowodów. Do dowodów zalicza się w szczególności dokumenty, dane z ewidencji i sprawozdawczości, pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole lub notatce służbowej.

Protokół kontroli powinien określać fakty stanowiące podstawę do oceny działalności, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny i skutki oraz osoby odpowiedzialne. Protokół powinien zawierać ponadto:

• nazwę komórki lub stanowiska, na którym przeprowadza się kontrolę wewnętrzną,

• daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

• nazwisko (nazwiska) osoby (osób) kontrolującej,

• określenie tematu kontroli i okresu objętego kontrolą,

• spis załączników stanowiących część składową protokołu.

Notatka służbowa sporządzona jest z uproszczonego postępowania kontrolnego. Postępowanie kontrolne ma miejsce w przeprowadzaniu doraźnych kontroli, z badania przedłożonych dokumentów i innych materiałów. Notatkę pospisuje kontrolujący.

3. Zakres kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w Urzędzie Gminy Nowe warpno i jednostkach budżetowych obsługiwanych przez Urząd Gminy

3.1. Kontrola środków pieniężnych

1. Zasadność pobieranych zaliczek i terminowość ich rozliczania.

2. Przestrzeganie górnej granicy rozliczeń gotówkowych dla jednorazowej transakcji.

3. Dokumentacja obrotu bezgotówkowego z równoczesnym sprawdzeniem źródłowej dokumentacji stanowiącej podstawę ich wystawienia.

4. Zgodność salda konta z wyciągami bankowymi.

5. Terminowość spłaty kredytów, pożyczek i odsetek.

3.2. Kontrola rozrachunków i rozliczeń

1. Prawidłowość i terminowość regulowania zobowiązań.

2. Przyczyny nie dotrzymania terminów rozliczeń i wysokość odsetek umownych.

3. Opłacanie odsetek za zwłokę.

4. Dochodzenie odszkodowania od pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie do zwłoki skutkującej koniecznością zapłacenia odsetek.

3.3. Wydatki na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

1. Prawidłowość ustalenia kategorii zaszeregowania pracowników.

2. Prawidłowość ustalenia poszczególnych składników wynagrodzenia.

3. Uzasadnienie przyznania dodatku specjalnego.

4. Udokumentowanie prawa do nagrody jubileuszowej oraz prawidłowość jej ustalenia.

5. Prawidłowość ustalenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

6. Terminowość odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy.

7. Terminowość odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń,

8. Przyczyny naruszenia terminów.

9. Odsetki za nieterminowe regulowanie składek.

10. Prawidłowość naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

11. Przestrzeganie zasady udzielania świadczeń z uwzględnieniem sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej pracownika.

1. Wydatki na diety radnych, członków zarządu i komisji rady

1. Ustalenie przez radę miejską wysokości i zasad, na jakich dieta przysługuje radnym, członkom zarządu i komisji.

2. Naliczenie należnych diet zgodnie z ustalonymi przez radę zasadami; dokumentowanie obecności w pracach rady i komisjach rady.

2. Wydatki na podróże służbowe pracowników

1. Przestrzeganie zasady rozliczania wyłącznie kosztów podróży służbowych odbywanych w terminie i miejscu oraz środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego.

2. Prawidłowość rozliczania kosztów wyjazdów służbowych, w tym naliczania: należnego ryczałtu za dojazdy środkiem komunikacji miejscowej, należnego ryczałtu za noclegi oraz należnych diet.

3. Prawidłowość naliczania kosztów podróży zagranicznych, dokumentowanie uprawnień do diet, zwrotu kosztów przejazdu, noclegów.

4. Rozliczanie kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych

• zawieranie umów cywilnoprawnych o korzystanie z samochodu,

• określanie limitu kilometrów,

• rozliczanie kosztów na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu oraz zmniejszenie tego ryczałtu o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności w pracy z powodu choroby, urlopu, przebywania w podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin,

• przyjęcie stawki za 1 km przebiegu.

4. Wydatki na wypłatę dodatków mieszkaniowych

1. Przyznawanie dodatków na podstawie prawidłowo wypełnionych wniosków uzupełnionych o wywiad środowiskowy.

2. Terminowość wydawania decyzji w sprawie dodatków mieszkaniowych.

3. Prawidłowość naliczania dodatków mieszkaniowych.

4. Egzekwowanie od zarządców domów informacji o zadłużeniu lokatorów i wstrzymywanie wypłaty dodatków osobom zalegającym.

5. Prawidłowość finansowania zadań inwestycyjnych

1. Prowadzenie ewidencji analitycznej dla poszczególnych zadań inwestycyjnych.

2. Ewidencja i dokumentowanie realizowanych inwestycji.

3. Zawieranie umów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych

4. Rozliczanie inwestycji.

6. Wydatki na diety sołtysów i wynagrodzenia inkasentów

1. Określenie przez radę miejską zasad, na jakich sołtysom przysługuje dieta oraz zwrot kosztów podróży, przestrzeganie ustalonych zasad przy naliczaniu tych należności.

2. Naliczanie wynagrodzeń za inkaso podatków i opłat lokalnych, przestrzeganie ustalonej przez radę wysokości prowizji, dokumentowanie wypłat.

4. Wydatki na rzecz jednostek nie powiązanych z budżetem gminy

1. Stosownie do podjętej przez radę miejską uchwały w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych nie działających w celu osiągnięcia zysku.

Wykaz osób upoważnionych do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej przedstawia poniższe zestawienie tabelaryczne.

lp	Rodzaj dokumentacji	Kontrola merytoryczna		Kontrola formalno-rachunkowa
				Nazwisko i Imię upoważnionego -stanowisko służbowe	Wzór podpisu	Nazwisko i Imię upoważnionego stanowisko służbowe	Wzór podpisu
1	Dowody związane z wypłatą wynagrodzeń
	listy płac: Urząd gminy Szkoła podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej dokumentacja dotycząca zasiłków chorobowych i innych wypłat np. za czas choroby Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej Zasiłki porodowe, pogrzebowe, chorobowe z tyt. opieki nad dzieckiem umowa zlecenie, o dzieło z nie prowadzącymi działalności gospodarczej Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole zlecenie wypłaty nagrody jubileuszowej Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej zlecenie wypłaty odprawy w związku z przejściem na emeryturę, rentę, odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia, odprawy pośmiertnej Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej świadczenia z pomocy społecznej	Barbara Straburzyńska - insp.ds.kadr. Tadeusz Szafran - Burmistrz Elżbieta Kret - Dyrektor Elżbieta Kret - Dyrektor Szumska Alicja - Dyrektor Teresa Szybka - Kierownik Tadeusz Szafran- Burmistrz Sylwia Młynarczyk - specjalista Elżbieta Kret- Dyrektor Elżbieta Kret Szumska Alicja - Dyrektor Teresa Szybka - Kierownik j.w Sylwester Getka - Burmistrz Elżbieta Kret - Dyrektor Elżbieta Kret - Dyrektor Szumska Alicja-Dyrektor Barbara Straburzyńska -insp.ds. kadr Wójcik Jadwiga - referent admin. Jw. Barbara Straburzyńska -insp.ds. kadr Jw. Barbara Straburzyńska -insp. Ds. Kadr Wójcik Jadwiga-referent ds. kadr Jw. Barbara Straburzyńska -insp.ds. kadr Jw. Komisja socjalna- Jędrzejczak, Sawińska, Szybka Komisja socjalna „ Komisja socjalna Jędzrejczak, Sawińska, Szybka Szybka Teresa	jak w poz.1a „ „ „ „ „ „ „ „ jak w poz.1e „ jak w poz.1e „ jak w poz.1e jak w poz. 1a	Jędrzejczak Jolanta - insp ds. płac Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. jw Jędzrejczak Jolanta-insp.ds. płac Jw. Jw. Jw. jw. Jędrzejczaj Jolanta- insp. Ds. płac Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. jw. jw. jw. jw. jw. jw. Strzelczyk Grażyna - inspd/s księg.
2	Polecenie wyjazdu służbowego
	rachunek kosztów podróży Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej oświadczenie o korzystaniu z pojazdu nie będącego pracodawcy do celów służbowych Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole - Ośrodek pomocy Społecznej	Barbara Straburzyńska - isp.ds. kadr Elżbieta Kret - Dyrektor Elażbieta Kret Dyrektor Szumska Alicja - Dyrektor Teresa Szybka - Kierownik OPS Tadeusz Szafran - Burmistrz Jw. jw. jw. jw.	jak w poz.1e „ jak w poz. 1a „ „ „ jak w poz.1a „ „ „	Strzelczyk Grażyna- insp ds. księgowości budżetowej, Szymborska Grażyna- insp.ds. finans Szuniewicz Danuta- księgowa Jw. Strzelczyk Grażyna-insp ds. ks. Jw. Jędrzejczak Jolanta insp.ds. płac Jw. Jw. jw
3	Dowody związane z gospodarką materiałowo-magazynową
	a) magazyn przyjmie MP Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy społecznej dekadowe, miesięczne zestawienie rozchodu materiałów Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole	Szymborska Grażyna -księgowa Szuniewicz Danuta- księgowa Jw. Dobrucka Henryka -intendent Szymborska Grażyna - księgowa Jw. Szymborska Grażyna - księgowa Szuniewicz Danuta - księgowa Jw. Szymborska Grażyna- księgowa	jak w poz.3a „ „ „	Strzelczyk Grażyna-insp. ds. księgowości budżetowej Szuniewicz Danuta -księgowa j.w Szymborska Grażyna - księgowa Jw. Jw. Jw. Jw. jw
4	Dokumenty obrotu środkami trwałymi, wyposażeniem oraz zbiorami bibliotecznymi
	a) przyjęcie środka trwałego OT Urząd Gminy Szkoła podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej likwidacja środka trwałego, wyposażenia LT Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej Protokół zdawczo-odbiorczy PT Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej Protokół likwidacji zbiorów bibliotecznych Urząd Gminy Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego oraz wyposażenia Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole - Ośrodek Pomocy Społecznej	Grodkowska Stanisława-Skarbnik Kret Elżbieta -Dyrektor Kret Elżbieta-Dyrektor Szumska Alicja-Dyrektor Szybka Teresa -Kierownik Grodkowska Stanisława-Skarbnik Kret Elżbieta -Dyrektor Kret Elżbieta -Dyrektor Szumska Alicja-Dyrektor Szybka Teresa-Kierownik Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Szymborska Grażyna -księgowa Tadeusz Szafran -Burmistrz Kret Elżbieta -Dyrektor Kret Elżbieta -Dyrektor Szumska Alicja-Dyrektor Szybka Teresa-Kierownik	Jak w poz.1a „ „ „ „ jak w poz.4a jak w poz.1a „ „ „ jak w poz. 4a jak w poz.1a „ „ „ „ jak w poz.3a jak w poz.1a „ „ „ „	Szymborska Grażyna - księgowa Szuniewicz Danuta - księgowa Jw. Szymborska Grażyna- księgowa jw. Szymborska Grażyna-księg. Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księg. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Grodkowska Stanisława-Skarbnik Grodkowska Stanisława-Skarbnik Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księg. Jw.
5	Dokumenty inwentaryzacyjne
	a) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej protokół różnic inwentaryzacyjnych Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy społecznej oświadczenie materialnie odpowiedzialnego Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek pomocy Społecznej	Retecka Marianna - Przewodniczący Komisji Inwent Przewodnicząca Komisji Inwent. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Retecka Marianna jw. j.w jw. Jw. Jw.	jak w poz.5a „ „ „ „ „ „ „ „ „	Szymborska Grażyna -księg. Szuniewicz Danuta -Księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księg. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. Jw. X X X X X
6	Dokumenty operacji kasowych
	a) dowody kasa przyjmie KP Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej dowody wypłaty KW Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej polecenia przelewu Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej wnioski o zaliczkę Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej wyciągi bankowe Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej rozliczenie zaliczki Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy społecznej nota odsetkowa Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole wniosek o umorzenie zobowiązań Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej bankowa asygnata wypłaty Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej	Strzelczyk Grażyna - insp.ds. księgowości podatkowej Szuniewicz Danuta -księgowa Jw. Strzelczyk Grażyna -insp.ds. ks jw. Strzelczyk Grażyna-insp.ds. ksiąg Szymborska Grażyna - insp. ds. księg Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Strzelczyk Grażyna-insp.ds. księg Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Strzelczyk Grażyna - insp.ds. księg. Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Jw. Strzelczyk Grażyna-księgowa Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Srzelczyk Grażyna- księgowa Szymborska Grażyna-księgowa Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Jw. Strzelczyk Grażyna-księgowa Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Szymborska Grażyna-księgowa Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa jw. Strzelczyk Grażyna - insp.ds. księg. Szuniewicz Danuta - księgowa jw. Strzelczyk Grażyna - insp.ds. księg jw.	jak w poz. 3a jak w poz.6a „ jak w poz.3a „ jak w poz.6a jak w poz 3a jak w poz.6b jak w poz.3 a „ jak w poz.3a „ jak w poz.6a jak w poz.3a „ „ „ „ „ jak w poz.6a jak w poz.3a „ „ „ „ jak w poz.6b jak w poz.3a „ „ „ „ „ „ „ „ „	Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Jw. Szymborska Grażyna - ins.ds. księg. Strzelczyk Grażyna - insp.ds. księg. X X X X X Grodkowska Stanisława-Skarbnik Jw. Jw. Jw. Jw. Grodkowska Stanisława-Skarbnik Jw. Jw. Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Jw. Strzelczyk Grażyna-księgowa Szuniewicz danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Jw. Strzelczyk Grażyna-insp.ds./księgowości budżetow. Grodkowska Stanisława-Skarbnik Strzelczyk Grażyna jw. Grodkowska Stanisława-Skarbnik Jw. Jw. jw jw. jw. jw. jw..
7.	Dowody związane z robotami lub usługami
	a) zamówienie (zakup jednorazowy) Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej umowa zakupu dostaw, usług Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej protokół odbioru robót ( usług) w tym kosztorys wykonawczy Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej faktury, rachunki za zakupione materiały, usługi, majątek trwały Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej umowy zlecenia Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole Ośrodek Pomocy Społecznej faktura za sprzedaż usług, rzeczy, robót Urząd Gminy Szkoła Podstawowa Gimnazjum Przedszkole - Ośrodek Pomocy Społecznej	Młynarczyk Sylwia - specjalista Getka Sylwester - Burmistrz Kret Elżbieta - Dyrektor Szumska Alicja-Dyrektor Szybka Teresa-Kierownik Młynarczyk Sylwia - specjalista Getka Sylwester - Burmistrz Kret Elżbieta - Dyrektor jw. Szumska Alicja-Dyrektor Szybka Teresa -Kierownik Jankowski Wiesław-isp.ds. bud. Jw. Jw. Jw. Jw. Straburzyńska Barbara - insp ds. kadr Tadeusz Szafran - Burmistrz Kret Elżbieta - Dyrektor Jw. Szumska Alicja - Dyrektor Szybka Teresa - Kierownik Młynarczyk Sylwia - specjalista Kret Elżbieta - Dyrektor jw. Szumska Alicja-Dyrektor Szybka Teresa -Kierownik Jędrzejczak Jolanta - insp.ds. płac Elżbieta Kret - Dyrektor Jw. Szumska Alicja-Dyrektor Szybka Teresa Kierownik OPS	jak w poz.1a „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ jak w poz.1a „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „	Grodkowska Stanisława - Skarbnik Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa Jw. Grodkowska Stanisława - Sakrbnik jw. Szuniewicz Danuta - księgowa jw. Szymborska Grażyna - insp.ds. księg. jw. Szymborska Grażyna-księgowa Strzelczyk Grażyna-księgowa Szuniewicz Danuta-księgowa Jw. Szymborska Grażyna-księgowa jw x x x x x x Szymborska Grażyna-księgowa Strzelczyk Grażyna-księgowa Jw. Danuta Szuniewicz - księgowa Szymborska Grażyna-księgowa

Załącznik Nr 2

do zarządzenia Burmistrza gminy

z dnia 6 października 2004 Nr 84/2004

ZASADY OKREŚLENIA WSTĘPNEJ CELOWOŚCI WYDATKÓW

DOKONYWANYCH ZE ŚRODKÓW PUBLICZNYCH W URZĘDZIE GMINY

NOWE WARPNO I JEDNOSTKACH BUDŻETOWYCH OBSŁUGIWANYCH

PRZEZ URZĄD GMINY

Określenie wstępnej celowości wydatków dokonywanych ze środków publicznych w Urzędzie Gminy Nowe Warpno i jednostkach obsługiwanych przez Urząd następuje poprzez stosowanie kontroli wstępnej.

W ramach bieżącej kontroli gospodarki finansowej jednostki Kierownik jednostki budżetowej zapewnia :

• przeprowadzenie kontroli wstępnej operacji finansowych i gospodarczych poprzez przekazanie Skarbnikowi Gminy do badania projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań,

• przeprowadzenie wstępnej oceny celowości wydatków na etapie zaciągania zobowiązań finansowych poprzez przekazywanie do badania pod względem zgodności ze stanem prawnym, przestrzegania ustawy o zamówieniach publicznych oraz zgodności z zatwierdzonym planem finansowym projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań finansowych.

W razie stwierdzenia nieprawidłowości w toku wykonania kontroli wstępnej osoba kontrolująca:

• zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach, bądź operacjach, których dotyczą,

• odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub sprzecznych z przepisami, niecelowych lub niegospodarnych, zawiadamiając o tym fakcie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Kierownik jednostki, bierze wtedy na siebie odpowiedzialność za przeprowadzoną transakcję.

Załącznik Nr 3

do zarządzenia Burmistrza Gminy

z dnia 6 października 2004 Nr 84/2004

SPOSOBY WYKORZYSTANIA WYNIKÓW KONTROLI I OCENY CELOWOŚCI

WYDATKÓW PONOSZONYCH PRZEZ URZĄD GMINY NOWE WARPNO

I JEDNOSTKI OBSŁUGIWANE PRZEZ URZĄD

Kierownik jednostki finansów publicznych wykorzystuje wyniki kontroli i oceny celowości wydatków w celu uzyskanie obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania jednostki w dziedzinie gospodarki finansowej, pod względem legalności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.

Na podstawie wyników kontroli opracowuje się projekt poleceń i wniosków pokontrolnych w sprawach merytorycznych lub personalnych. Przygotowane polecenia i wnioski powinny:

• w sprawach merytorycznych- być dostosowane do ustaleń kontroli, wskazywać kierunki działań usprawniających, bądź wskazać konkretne środki, jakie należy podjąć aby usunąć stwierdzone nieprawidłowości,

• w sprawach personalnych - wynikać z bezpośredniego ustalenia odpowiedzialności za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie powierzonych obowiązków, z zachowaniem obowiązku pisemnych wyjaśnień od osób odpowiedzialnych,

• ustalić terminy i osoby odpowiedzialne za wykonanie poleceń i wniosków, w tym także osoby zobowiązane do nadzoru i kontroli wykonania. Wnioski dotyczące odpowiedzialności materialnej określonych pracowników należy sformułować z uwzględnieniem przepisów kodeksu pracy.

Wnioski personalne powinny być skonsultowane z radcą prawnym.

Kierownik jednostki podejmuje decyzję pokontrolną w formie akceptacji wniosków i poleceń przedstawionych przez kontrolującego, jeżeli uznaje za stosowne, bądź w formie wydania zarządzenia pokontrolnego.

Kontrolowany w terminie 30 dni od daty otrzymania wyników kontroli zawiadamia o wykonaniu wniosków lub przyczyn ich nie wykonania.