Nr 036/2006

ZARZĄDZENIE NR 036/2006

Burmistrza Gminy Nowe Warpno

z dnia 7 kwietnia 2006 roku

w sprawie: zmiany uchwały Zarządu Gminy Nowe Warpno z dnia 23 stycznia 2002 roku

w sprawie polityki rachunkowości w jednostkach budżetowych i zakładach budżetowych Gminy Nowe Warpno.

Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz.U. z 2002r Nr 76, poz.694 ze zmn.) - Burmistrz gminy zarządza co następuje:

§ 1. 1. W § 1 uchwały zarządu Nr 011/2002 z dnia 23 stycznia 2002 roku zmienia się treść pkt. 1), który otrzymuje brzmienie:

1). Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.

a) Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe dla Urzędu Gminy prowadzone są w siedzibie Urzędu Gminy w Nowym Warpnie przy Pl. Zwycięstwa 1

2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych.

Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.

Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, za które sporządza się:

- deklaracje ZUS ( w formie elektronicznej),

- deklaracje o podatku dochodowym od osób fizycznych,

- deklaracje w zakresie podatku od towarów i usług,

W jednostce sporządza się także sprawozdania budżetowe zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 170 poz. 1426)

Za okresy miesięczne sporządza się:

- sprawozdania Rb 27S,

- sprawozdania Rb 28S

Za okresy kwartalne sporządza się:

- sprawozdania Rb Z

- sprawozdania Rb N

Za okresy półroczne sporządza się:

- sprawozdania Rb 31

Na koniec roku sporządza się sprawozdanie finansowe - bilans wg załącznika nr 5 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752 ze zmn).

2. W § 3 pkt. 1 dodaje się

a) Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe prowadzone są:

- techniką ręczną ( księgowość analityczna środków trwałych, wyposażenia, )

- za pomocą komputera ( pozostałe konta)

Dziennik - prowadzony jest w sposób następujący:

- zdarzenia jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie,

- zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,

- sumy obrotów liczone są w sposób ciągły,

- jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej.

Księga główna - ( konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:

- podwójnego zapisu,

- systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową,

- powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

Księgi pomocnicze - (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzalnego. Forma kont analitycznych dostosowana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

Konta pozabilansowe - pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie przewidują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym.

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy Kasztel , który zapewnia powiązanie poszczególnych ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dokładne informacje dotyczące programu komputerowego stanowią załącznik do zbioru ogólnych zasad i polityki rachunkowości w jednostce.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej - sporządza się na koniec każdego miesiąca. Zawiera ono:

- symbole kont,

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego oraz per salda,

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald i per - sal na koniec okresu sprawozdawczego.

Zestawienie jest zgodne z obrotami bieżącymi dziennika.

3. W § 3 dodaje się pkt. 7-10) o treści :

7. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych

Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego KASZTEL

zakupionego w firmie ORG-SERWICE Centrum Usług Informatycznych Sp. z o.o. w Gdańsku na podstawie umowy zakupu Nr 557 z dnia 2 czerwca 1995 roku.

System komputerowy rachunkowości obejmuje następujące moduły:

- podatek rolny;

- podatek od nieruchomości;

- nakazy płatnicze;

- księgowość podatkowa;

- księgowość budżetowa;

- kadry i płace;

- rejestry VAT;

- mienie komunalne

- budżet ST ( program zatwierdzony przez MF).

Dokumentacja opisująca poszczególne programy stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

8. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych

Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają zamknięte pomieszczenia biurowe, w których przechowuje się zbiory księgowe. Szczególnej ochronie poddane są:

- sprzęt komputerowy używany w dziale księgowym,

- księgowy system informatyczny, dowody księgowe,

- dokumentacja inwentaryzacyjna,

- sprawozdania budżetowe i finansowe.

Do prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się regularne kopie bezpieczeństwa na dyskietkach na koniec każdego miesiąca pracy. Odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach poprzez imienne hasła dostępu oraz zróżnicowany dostęp do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika. Ponadto podtrzymywanie napięcia w razie awarii energetycznej (UPS) oraz odseparowanie komputerów z danymi księgowymi od dostępu do Internetu.

Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez okres nie krótszy niż pięć lat.

9. Przechowywanie zbiorów

W sposób trwały nie krótszy niż 50 lat przechowywane są:

- sprawozdania finansowe;

- sprawozdania z wykonania budżetu;

- listy płac;

- karty wynagrodzeń.

Okresowemu przechowywaniu podlegają:

- dowody księgowe dotyczące roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym i podatkowym przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym postępowanie zostało ostatecznie zakończone;

- dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres 5 lat od upływu jej ważności;

- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji co najmniej 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

- księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe przez okres 5 lat.

10. udostępnienie danych i dokumentów

Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki ma miejsce:

- w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika jednostki;

- poza siedzibą jednostki po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki i za pokwitowaniem.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy Nowe Warpno.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.