090 w sprawie zasad wykonywania obowiązków dokumentacyjnych i ewidencyjnych w zakresie podatku od towarów i usług w jednostkach budżetowych oraz samorządowym zakładzie budżetowym Gminy Nowe Warpno

ZARZĄDZENIE NR 090/2020

Burmistrza Nowego Warpna
z dnia 1 września 2020 r.

w sprawie zasad wykonywania obowiązków dokumentacyjnych i ewidencyjnych w zakresie podatku od towarów i usług w jednostkach budżetowych oraz samorządowym zakładzie budżetowym Gminy Nowe Warpno

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020 r., poz. 713 t.j.), art. 15 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106 t.j.) oraz ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2018 r., poz. 280 t.j.), zarządza się, co następuje:

§ 1. W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku VAT w Gminie Nowe Warpno, jej jednostkach budżetowych i samorządowym zakładzie budżetowym (zwanymi dalej jednostkami budżetowymi) oraz w celu wykonania stanowiska zawartego w uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 24 czerwca 2013 r. (Sygn. akt I FPS 1/13) oraz wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 29 września 2015 r. (C-276/14) ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie.

§ 2. Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują następujące jednostki budżetowe (nazwa pełna jednostki – nazwa skrócona jednostki):

1. Urząd Gminy w Nowym Warpnie, ul. Plac Zwycięstwa 1 (UG);
2. Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowym Warpnie, ul. Kościuszki 3A (OPS);
3. Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nowym Warpnie, ul. Plac Zwycięstwa 6 (ZSP);
4. Zakład Gospodarki Komunalnej w Nowym Warpnie, ul. Kościuszki 47A (ZGK).

§ 3. Począwszy od miesiąca stycznia 2017 r. zobowiązuje się dyrektorów i kierowników jednostek budżetowych do następujących czynności:

1. Dokonania przeglądu dochodów budżetowych osiąganych przez jednostkę budżetową i zawartych umów, pod kątem opodatkowania podatkiem od towarów i usług VAT, a w konsekwencji ich podziału na trzy kategorie, tj. objętych zwolnieniami od VAT, objętych stawkami VAT (23%, 8%, 5% i 0%) oraz niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT – zgodnie z:
   1. ustawą z dnia 11 marca 2014 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106 t.j.);
   2. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U.2018.701 t.j.).
2. Założenie ewidencji wystawianych przez jednostkę budżetową faktur VAT.
3. Obowiązkowego prowadzenia cząstkowych ewidencji w zakresie zakupu i sprzedaży za poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wszelkich wystawianych przez jednostkę budżetową faktur, jak i na podstawie innych dokumentów niż faktury, np. dokumenty wewnętrzne.
4. W celu ujednolicenia numeracji prowadzonych cząstkowych ewidencji zakupu i sprzedaży ustala się w jednostkach budżetowych następujący sposób ich oznaczania:
   1. nazwa rejestru – rejestr zakupu/rejestr sprzedaży,
   2. numer rejestru – Nr … (kolejny numer)/GNW/... (skrócona nazwa jednostki),
   3. okres, którego dotyczy – miesiąc/rok,
   4. nazwa podmiotu – Gmina Nowe Warpno/nazwa pełna jednostki,
   5. adres jednostki,
   6. NIP Gminy: 851-27-72-951.

Przy czym ustala się, że skrót GNW oznacza „Gmina Nowe Warpno”. Wzór ewidencji sprzedaży i zakupu stanowi załącznik Nr 1 i Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

5. Faktury wystawiane przez jednostki budżetowe muszą zawierać wszystkie elementy, o których mowa w § 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
6. Jednostki budżetowe Gminy mają obowiązek wymagać od dnia 1 stycznia 2017 r. od dostawców towarów i usług potwierdzających dostawy fakturami podatkowymi, podawania w nazwie nabywcy nazwę Gminy Nowe Warpno ul. Plac Zwycięstwa 1 72-022 Nowe Warpno oraz jej nr identyfikacji podatkowej NIP: 851-27-72-951 oraz wskazanie jednostki budżetowej jako płatnika/odbiorcy faktury.
7. W przypadku dostaw ciągłych (energia elektryczna, telekomunikacja, woda i usługi sanitarne itp.) należy sporządzić odpowiednie aneksy do umów, zmieniając nazwę nabywcy. Zamówienia publiczne dokonywane po 1 stycznia 2017 r. powinny w stosowanych procedurach zawierać zapis, iż nabywcą jest Gmina Nowe Warpno z jej numerem NIP, a odbiorcą/płatnikiem jest jednostka budżetowa.

§ 4.1. Wszelkie odpłatne czynności jednostek budżetowych wymienionych w § 2, na rzecz Gminy (i na odwrót), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy samymi tymi jednostkami budżetowymi (w tym refakturowanie, dostawa mediów, najem pomieszczeń ), dokumentowane powinny być notą księgową i nie powinny być ujmowane w ewidencjach sprzedaży ani w cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez te jednostki budżetowe Gminie.

2. Nie dotyczy to jednak odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (inna gmina, powiat, województwo samorządowe). Wówczas taką transakcję dokumentuje się fakturą, a wynikające stąd kwoty należy ujmować w ewidencjach sprzedaży oraz w cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez te jednostki budżetowe Gminie.

3. Umowy zawarte po 1 stycznia 2017 roku oraz faktury wystawione z nazwą, adresem oraz NIP tylko jednostki budżetowej (bez nazwy i NIP Gminy), nie będą uznawane za prawidłowe.

§ 5. W jednostkach budżetowych nieposiadających kas rejestrujących zobowiązuje się ich dyrektorów do przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku zainstalowania kas rejestrujących. Informacje w tym zakresie należy przekazać w formie pisemnej do Urzędu Gminy w Nowym Warpnie.

§ 6. W celu zapewnienia poprawności i jednolitości rozliczeń podatku VAT ustala się metodę bezpośredniego rozliczania podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

§ 7. Jeśli jednostce budżetowej przysługuje prawo do odliczeń podatku należnego VAT, to począwszy od miesiąca stycznia 2017 r. zobowiązuje się dyrektorów tych jednostek budżetowych do prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie otrzymywanych faktur i to jedynie takich, z których jednostka budżetowa posiada – wynikające z ustawy o VAT – prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT. Prawo takie jednostce budżetowej przysługuje wyłącznie wówczas gdy dokonany zakup związany jest z czynnościami jednostki budżetowej, które zostały lub zostaną opodatkowane stawkami podatku VAT w wysokości 23%, 8%, 5% lub 0%.

§ 8. W celu prawidłowego rozliczania podatku VAT przez Gminę Nowe Warpno z Urzędem Skarbowym zobowiązuje się dyrektorów jednostek budżetowych do:

1. Wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń podatku od towarów i usług VAT w jednostce budżetowej, stosownie do art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 tj.) i przekazanie tych danych do Urzędu Gminy w Nowym Warpnie.
2. Dostarczania ewidencji sprzedaży oraz, jeśli jednostce budżetowej przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, ewidencji zakupu, a także sporządzonej na ich podstawie deklaracji cząstkowej VAT-7 (w złotych i groszach) do Urzędu Gminy w Nowym Warpnie w wersji elektronicznej i papierowej, w nieprzekraczalnym terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Łącznie z ewidencjami należy przedłożyć odpowiednie wydruki kont księgowych w zakresie rozliczonego podatku VAT. Ewidencje oraz wydruki muszą być podpisane przez dyrektora i księgowego jednostki. Wzór deklaracji cząstkowej VAT-7 stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
3. Przekazania obliczonej kwoty podatku VAT, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez jednostkę budżetową, do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na rachunek dochodów Urzędu Gminy w Nowym Warpnie Nr 40 9377 0000 0400 0512 2000 0010, w treści przelewu wpisując „VAT za miesiąc … … roku – nazwa jednostki”.
4. Przedłożenia wykazu kont bankowych, na które będzie zwracana nadwyżka podatku VAT naliczonego nad należnym zgodnie z deklaracją VAT-7.
5. Dokonania stosownych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce budżetowej, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT (podatek należny, podatek naliczony, rozliczenie podatku, rozrachunki z tytułu podatku VAT) z Urzędem Gminy.
6. Księgi podatkowe (ewidencje pomocnicze) oraz dowody źródłowe dokumentujące ich zapisy jednostki budżetowe zobowiązane są przechowywać, zgodnie z przepisami art. 112 ustawy o VAT, tj. do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych (przez okres 5 lat od końca roku, w którym upływa termin płatności podatku za okres, którego księgi dotyczą).

§ 9. Agregacja danych zawartych w cząstkowych rejestrach sprzedaży i zakupu prowadzonych dla celów prawidłowego sporządzenia cząstkowych deklaracji VAT-7, dostarczonych przez jednostki budżetowe, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w Urzędzie Gminy przez pracownika zajmującego się rozliczaniem podatku VAT i sporządzaniem zbiorczej deklaracji podatkowej dla Gminy Nowe Warpno.

§ 10. Zarządzenie niniejsze należy traktować jako jeden z elementów polityki rachunkowości Gminy.

§ 11. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek budżetowych do udostępniania wszelkich dokumentów dotyczących podatku od towarów i usług w celach kontrolnych na pisemny wniosek.

§ 12.1. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek budżetowych do ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.

2. Osoba odpowiedzialna za rozliczenie podatku od towarów i usług, która składając uprawnionemu organowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny, zgodnie z ustawą z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy.

§ 13. Traci moc Zarządzenie nr 053/2019 Burmistrza Nowego Warpna z dnia 30 kwietnia 2019 r.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 września 2020 roku.

Burmistrz Nowego Warpna
Jarosław Burba